Tietosuoja- ja rekisteriseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste

Laadittu 18.10.2017. Päivitetty 15.3.2024.

 

1. Rekisterin nimi

ITify Finland Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

 

2. Rekisterinpitäjä

ITify Finland Oy
Y-tunnus: 2774209-8
Postiosoite: PL 55, 00811 Helsinki

 

3. Yhteyshenkilö rekisteriä ja tietosuoja-asioita koskevissa asioissa

Siim Heinaste, puh. 010 508 1490, itify@itify.fi

 

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ylläpidon, markkinoinnin, uutiskirjeiden lähettämisen, laskutuksen ja kirjanpidon mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet ovat henkilön suostumus, sopimussuhde, lainsäädännöstä johtuvat vaatimukset sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen perustamiseksi ennen sopimuksen syntymistä.

 

5. Rekisterin sisältämät henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot: henkilön nimi, titteli, sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero sekä hänen edustamansa yrityksen tai organisaation nimi ja y-tunnus, puhelinnumero, postiosoite, laskutusosoite sekä palveluiden tarjoamiseen tarvittavat muut tiedot. Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä eikä tallenneta rekisteriin.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta esim. yhteydenottolomakkeen ja uutiskirjetilauksen lähettämisen yhteydessä, viestintävälineiden sekä sosiaalisen median kautta; sekä erilaisista julkisista lähteistä, kuten esimerkiksi asiakasyrityksen verkkosivu tai asiakkaan LinkedIn-sivut. Rekisteriin tallennettavat asiakasyritystä koskevat tiedot, esim. laskutustiedot, saadaan myös erilaisista julkisista rekistereista, esim. TIEKE:n verkkolaskuosoitteistosta.

 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vähintään kolme vuotta viimeisestä asiakaskontaktista lukien (esim. yhteydenotto, tarjouksen lähettäminen tai toimeksiannon saaminen). Tapauksissa, joissa lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa (kirjanpito / laskutus), sovelletaan lain määräämää minimisäilytysaikaa.

 

8. Automatisoitu profilointi ja päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun profilointiin tai päätöksentekoon.

 

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja (sähköpostiosoite, nimi) voidaan siirtää uutiskirjeiden lähettämistä varten Suomessa toimivalle uutiskirjepalveluita tarjovalle yritykselle.

 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään erilaisissa pilvipalveluissa (mm. Dropbox, Hubspot, Office 365), joiden palvelimet saattavat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

 

11. Rekisterin suojaus

Rekisteri on suojattu salasanalla ja siihen on pääsy ainoastaan ITify Finland Oy:n työntekijöillä.

 

12. Oikeus tarkastaa tietoja sekä vaatia tiedon korjaamista poistamista

Asiakkailla on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat henkilötietonsa sekä vaatia milloin tahansa tietojen korjaamista tai niiden poistamista rekisteristä. Käyttääkseen tätä oikeutta on asiakkaan otettava yhtettä tietosuoja-asioista vastaavaan yhteyshenkilöön.